Un lettore mi scrive privatamente:

fai un post ti prego sulla sbobba delle riunioni inutili

Ebbene sì, è venuta l’ora di smettere di fare buon viso a cattivo gioco e dire che l’irrazionalità delle organizzazioni (come la chiama Kets de Vries ) è uno dei più grossi problemi che abbiamo. Perché? Ma perché, in quanto irrazionale, spreca quelle risorse naturali, energetiche e umane di cui lamenta a gran voce il costo o la scarsità. E questa irrazionalità la paghiamo tutti, aziende incluse.

Le riunioni sono il caso più evidente; lavorativamente, le riunioni inutili sono la seconda causa di perdita di tempo (dopo l’eccesso di email di cui abbiamo parlato qui e qui):

  1. durano troppo
  2. non risolvono niente
  3. producono problemi nuovi.

Non solo le riunioni sono  universalmente vissute come un fastidio marginalmente minore di un’unghia incarnita, ma producono più lavoro e problemi di quanti ne smaltiscono. (Gli ottimi Horstman e Auzenne di Manager Tools hanno dell’ottimo materiale al riguardo).

Che cosa rende inutile una riunione, e perché?

  1. manca un vero ordine del giorno
    (quindi si parla di quello che via via emerge)
  2. mancano obiettivi specifici (“parliamo di…” non è un obiettivo)
    (quindi se si raggiunge qualche obiettivo è per caso)
  3. orari e durata sono puramente indicativi
    (quindi ciascuno arriva quando può e la riunione si chiude quando si riesce)
  4. gli interventi non hanno limiti di tempo prefissati
    (quindi la durata degli interventi dipende dalla capacità oratoria, non dall’importanza del contributo; un caso classico: chi ha un problema, che magari la riunione potrebbe affrontare, tende a parlare pochissimo)
  5. non si esplicitano e concordano le azioni future da compiere
    (quindi, se qualcuno deve fare qualcosa, si dovrà ricordarglielo;
    quindi, ci si affida alla bontà degli appunti dei singoli interessati)
  6. durante la riunione, tutti fanno tutt’altro
    (chi parla legge le proprie slide o il proprio documento; chi ascolta controlla la posta, la scrive, spippola con lo smartphone, cazzeggia su Facebook, chiacchiera col vicino, fa la lista della spesa, si appisola, invecchia).

Potremmo anche considerare anche i costi indotti, ad esempio:

  • le modalità con cui una riunione viene indetta (spesso con giri di mail fantozziani)
  • le metodologie sadomasochistiche che richiedono tre ore di lavoro (di gruppo) per la stesura dell’ordine del giorno di una riunione di… due ore
  • il tempo perso dal personale per ritrovare un minimo di motivazione

ma oggi concentriamoci sulla riunione in quanto tale.

Facciamo due conti con i numeri più piccoli pensabili, quanto costano le riunioni?

Due ore di riunione in 5 persone costano €400

  • Costo lordo di un’ora/uomo= €20,00 (circa €1’600 netti/mese, lo stipendio di un’impiegato)
  • Dipendenti=10
  • Durata=2 ore (vi piacerebbe, eh?)
  • Riunioni settimanali=2 (vedi durata)
  • Settimane lavorative=45 (365 giorni meno ferie, sabati, domeniche e feste)

Quindi due riunioni settimanali a testa di due ore l’una, per un anno, a un costo orario lordo medio di €20; credo possiamo essere d’accordo che siano ipotesi minimalistiche. Il risultato però è tutt’altro che minimo: trentaseimila euro l’anno!

4 ore a settimana per dieci persone costano €36’000, quanto un anno/uomo

Tralasciando il costo, parliamo di 1800 ore/uomo, ossia un anno di lavoro di un impiegato. Un anno/uomo ogni anno buttat0 in qualcosa che chiunque, sotto vincolo di riservatezza, ammette essere inutile. (Quelle degli altri, naturalmente, le riunioni che ciascuno convoca sono sacrosante e produttive…).

Se devo dirla tutta, devo ancora vedere un’azienda dove le cifre effettive non siano nettamente superiori. Ed evitiamo di farci del male pensando ai costi delle riunioni fra dirigenti.

Quindi le riunioni sono un costo non trascurabile; per quale ragione nessuno se ne curi è un mistero che non so spiegare. Aziendalmente ci sono protocolli, regolamenti e vincoli di spesa per qualsiasi cosa, dagli orari di lavoro alle richieste di cancelleria, arredi, hardware e software, fino all’accesso a siti Web esterni, passando naturalmente per l’uso di telefoni, laptop e cellulari aziendali.

Le riunioni no:

  • sono indette a sentimento come se il monte ore a disposizione fosse infinito e il costo/uomo nullo
  • frequenza e durata son direttamente proporzionali allo status di chi le convoca
  • non c’è nessun vincolo di risultato
  • non producono compiti per i partecipanti.

Io dico che la riunione ideale:

  1. deve essere finalizzata a un obiettivo
  2. deve iniziare e finire in orario
  3. deve produrre decisioni condivise
  4. deve generare azioni a seguire
  5. deve durare il meno possibile

A giudicare dalle finalità di efficienza e profitto (e non solo le aziende) che ogni azienda si riconosce, ogni riunione dovrebbe svolgersi esattamente in questi termini. Invece, come sappiamo, accade l’opposto. Perché questo accada è meno interessante di cosa si può fare per migliorare le cose.

Come tenere una riunione efficace

  1. definire un ordine del giorno (azioni, non enunciati)
  2. dichiarare un obiettivo per la riunione
  3. distribuire l’agenda ai partecipanti in anticipo
  4. inizio, fine e durata degli interventi sono vincolanti
  5. definire le azioni conseguenti alle decisioni prese
  6. assegnare ciascuna azione a qualcuno, con una scadenza
  7. distribuire le minute
  8. niente cellulari, niente palmari, niente laptop
  9. niente PowerPoint (!)

Tutto qui? Fantascienza? No, semplice organizzazione del lavoro. Ci sono ragioni precise per ognuno di questi punti, e le vediamo domani in dettaglio, occupandoci anche delle inevitabili obiezioni. Per oggi lasciamoci con l’idea che, a oggi, la nostra azienda butta dalla finestra oltre trentamila euro, ogni anno.

Magari alla Direzione potrebbe interessare risparmiarne almeno la metà, provate a chiederglielo. Ci vediamo qui domani!

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