Di tanto in tanto anche in questo mondo così tecnologico, qualcuno (tipicamente un megadirigente) si prende la briga di andare a vedere cosa fanno davvero le persone con tutta questa tecnologia, e gli piglia un coccolone rimane molto deluso dal bassissimo livello di rendimento associato a quell’uso semplicistico delle tecnologie così universalmente diffuso in azienda.

Questa volta è successo a Monsieur Thierry Breton, PDG (il nostro AD) di Atos SA, una delle più grandi aziende di consulenza informatica europee.

Il nostro si è guardato attorno e ha scoperto che le persone:

  • passano “da 5 a 20 ore la settimana a gestire l’email” e
  • “solo il 10% dei 200 messaggi quotidiani è utile”

e ha proceduto a varare un ambizioso piano che ha come obiettivo “zero email” in 18 mesi. Di per sé il problema e la reazione tentata non sono nuove. La sola cosa che mi spinge a parlarne è che Breton mira a sostituire la mail con

chat-type collaborative services inspired by social networking sites like Facebook or Twitter

che mi sembra, oltre che di una ingenuità imbarazzante, la ricetta ideale per un fallimento completo.

[Aggiunta delle 09:40: date un’occhiata qui per un’analisi più “geek” del problema e un magnifico elenco dei comportamenti più assurdi nell’uso della mail.]

Se il problema del sovraccarico informativo è reale, mi pare che l’analisi sia lacunosa e la conclusione, peraltro campata per aria, scambia cause ed effetti. Io partirei con il mettere un po’ di ordine:

  1. il problema non è la quantità di email, ma il fatto che troppe email siano inutili
  2. tutto questo significa che il problema è culturale, non tecnologico
  3. chi scrive email inutili può anche più facilmente fare tweet inutili o post inutili
  4. chi usa in modo improduttivo i canali di comunicazione lo fa perché sa di poterlo fare senza conseguenze.

L’attuale sovraccarico informativo è il risultato di vent’anni di “nuove tecnologie” buttate in azienda a casaccio, senza non dico una strategia, ma un minimo di coerenza, un controllo costi/benefici (il mitico ROI). Di questo, caro Imprenditore, ti devi prendere la responsabilità: quanti corsi aziendali di informatica di base hai fatto fare? Di Office? Di uso della mail? Di uso di Internet? No, era molto più conveniente comprare lo strumento e lasciare che le persone si arrangiassero, vero? Perché con il computer la gente era “più produttiva”. Bene, si sono arrangiate.

Ci preoccupiamo di perdita di produttività per la mail, ma conosco aziende dove i direttori si fanno estrarre i dati da SAP, li manipolano in Excel e poi li passano all’IT perché li “riallinei”; amministratori delegati che le mail se le fanno stampare; aziende dove vige la “carriera da PowerPoint”; e, naturalmente, persone che si “fanno vedere occupate” rimbalzando a tutta l’azienda le mail di tutti, in un turbine imperioso –e invariabilmente fanno carriera.

Nell’insieme, ce ne sono di cose da rimettere a posto. Ma torniamo alle cose più evidenti, quelle che preoccupano di più.

Il problema è che il problema non è l’email. Fino a qualche anno fa concentrarsi sull’email poteva ancora andare, ma oggi non più. Oggi il numero dei canali di comunicazione attivi si è moltiplicato, così come il numero di strumenti di uso quotidiano (infodomestici) che li supportano. Chi di noi non ha:

  • due, tre, quattro indirizzi email (più magari qualcun altro specifico per un progetto)
  • uno o più cellulari (ciascuno con SMS in arrivo)
  • Skype
  • Twitter
  • Instant Messenger
  • Facebook
  • LinkedIn

per fermarsi solo alle assolute ovvietà, perché potremmo aggiungere Foursquare, QQ, Tumblr, un blog aziendale, un blog personale, …

Per migliorare le cose, i produttori si sono inventati la “Unified Communication”, quindi anche se non sono in stanza il maledetto telefono della scrivania mi insegue in un altro ufficio, in un’altra sede, o sul cellulare, o sulla mail… .

Con tutti questi canali in ingresso concentrare l’attenzione (e la colpa) su uno solo è come schiacciare una bolla su una striscia mal messa di carta da parati: la bolla si sposta da un’altra parte.

È necessario invece un approccio sistemico, che stabilisca il concetto di modulazione mediale:

  • reintrodurre la differenza necessaria fra comunicazioni sincrone e asincrone
  • abbandonare il mito che il multitasking sia segno di efficienza anziché di approssimazione
  • ristabilire una gerarchia di attenzione per i diversi media
  • sancire differenti criteri e modalità di utilizzo (non ti avviso di un incendio per email, non ti chiamo al cellulare in riunione per dirti se domenica vieni a pesca).

Se un’azienda desidera davvero l’efficienza nell’uso dell’infoverso, non può più esimersi dal partecipare (devolvere tempo e risorse, come per qualsiasi altra cosa) alla costruzione di una cultura lavorativa della tecnologia che possa finalmente sostituire l’attuale cultura tecnologica del lavoro. Con quest’ultima, complici anche  vent’anni di marketing selvaggio, il moltiplicarsi dei canali informativi è stato accompagnato dall’azzeramento di ogni gerarchia mediale e dall’unificazione di tutti i canali in uno solo. Se oggi l’infoverso fosse una biblioteca, sarebbe un unico enorme ambiente con cento miliardi di volumi e l’etichetta “cose”.

Dobbiamo ricordare che la conoscenza non è informazione, ma struttura. Questo vale anche per i nostri canali informativi.

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